Di era disrupsi teknologi dan transformasi digital yang kian masif saat ini, instansi pemerintah mutlak dituntut untuk meninggalkan pola kerja manual demi meningkatkan efisiensi birokrasi, transparansi, dan mutu pelayanan publik. Secara teoretis, keberhasilan reformasi birokrasi di sektor publik sangat bergantung pada kemampuan organisasi dalam mengelola manajemen perubahan (organizational change management) serta mengadopsi pembaruan secara sistematis dan berkelanjutan (Lewin, 1947).
Inovasi dalam sektor publik bukan sekadar persoalan mengganti perangkat keras atau memilih aplikasi teknologi terbaru, melainkan sebuah proses difusi ide-ide baru yang kompleks, yang harus dikelola secara terstruktur agar dapat diinternalisasi dengan baik oleh seluruh elemen internal organisasi sekaligus diterima secara adaptif oleh masyarakat luas sebagai pengguna layanan (Rogers, 2003). Menjawab tantangan tersebut, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol) Kabupaten Sarolangun meluncurkan sebuah inovasi strategis dalam pelayanan administrasi Organisasi Kemasyarakatan (Ormas) melalui optimalisasi digitalisasi.
Inovasi ini diinisiasi oleh Dony Anggara, S.Sos, selaku Pranata Humas Ahli Pertama di Bidang Ketahanan Ekonomi, Sosial, Budaya, Agama, dan Ormas Bakesbangpol Sarolangun. Inovasi sederhana itu mulai dikembangkan melalui Aktualisasi Latsar CPNS Angkatan III Pemerintah Kabupaten Sarolangun Tahun 2026, dalam laporannya ia mengangkat judul: “Optimalisasi Penerbitan Surat Tanda Terima Laporan (STTL) Organisasi Kemasyarakatan (Ormas) dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Pelayanan di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Sarolangun.”
Urgensi Peralihan dari Sistem Konvensional ke Digital
Sebelum adanya inovasi ini, proses pendaftaran hingga penerbitan STTL Ormas di Kabupaten Sarolangun dinilai belum optimal. Mekanisme pelayanan masih mengandalkan pengelolaan dokumen fisik (kertas) dan prosedur tatap muka konvensional. Keterbatasan ini memicu berbagai risiko, mulai dari lambatnya proses verifikasi berkas, sulitnya pencarian data inventarisasi, hingga kerentanan data rusak atau hilang. Selain itu, jarak geografis yang jauh menjadi kendala bagi pengurus Ormas yang berada di wilayah pelosok kabupaten.
Secara teoritis, kondisi ini memicu tahap awal perubahan organisasi yang disebut unfreezing (pencairan status quo), di mana organisasi menyadari bahwa pola lama tidak lagi efektif untuk mempertahankan keunggulan pelayanan (Lewin, 1947). Pola konvensional ini juga menghambat aspek legal standing Ormas yang sangat krusial untuk mengakses kemitraan strategis serta bantuan hibah atau bansos dari APBD/APBN.
Padahal, legalitas Ormas sangat krusial. Sesuai mandat UU No. 17 Tahun 2013 dan Permendagri No. 57 Tahun 2017, setiap Ormas wajib terdaftar sebagai instrumen pengakuan resmi (legal standing) dari negara. STTL merupakan syarat mutlak agar Ormas tercatat dalam administrasi daerah, sekaligus menjadi pintu gerbang untuk mengakses kemitraan strategis, fasilitasi, serta bantuan hibah atau bansos dari APBD/APBN.
Platform “SELOKO”: Solusi Efektif dan Efisien
Guna mengikis hambatan birokrasi, dialihkanlah alur pelayanan manual ke platform digital yang diberi nama Sistem Elektronik Organisasi Kemasyarakatan Online (SELOKO). Memanfaatkan integrasi ekosistem Google Workspace (Google Form, Google Spreadsheet, dan Google Drive), sistem ini menawarkan kemudahan bagi pengguna:
- Aksesibilitas Tinggi: Pengurus Ormas tidak perlu lagi datang berkali-kali ke kantor. Pendaftaran, perbaikan, maupun kekurangan berkas cukup diunggah melalui formulir daring (online).
- Kemudahan Akses: Akses mudah melalui link https://bit.ly/daftarormas_sarolangun serta telah tersedia persyaratan serta format template dokumen siap unduh.
- Pengarsipan Rapi: Berkas yang masuk langsung terorganisir ke dalam struktur folder elektronik yang rapi, mempermudah pelacakan data dan pemantauan berkala (monitoring).
- Sinkronisasi Nasional: Mempermudah proses sinkronisasi data daerah ke aplikasi Sistem Informasi Ormas (SIORMAS) milik Kementerian Dalam Negeri.
Langkah implementasi ini juga dibarengi dengan sosialisasi masif yang dilakukan secara blended (tatap muka langsung dan publikasi media sosial resmi instansi) kepada rekan kerja maupun perwakilan pengurus Ormas demi menjamin keberhasilan transisi sistem.
Manifestasi Nilai BerAKHLAK dan Smart ASN
Transformasi pelayanan ini merupakan wujud nyata penerapan core values ASN BerAKHLAK dan pilar Smart Governance:
- Berorientasi Pelayanan & Adaptif: Mengedepankan komitmen pelayanan yang cepat, transparan, proaktif, dan terus berinovasi mengikuti perkembangan teknologi informasi.
- Akuntabel & Kompeten: Mengikis potensi maladministrasi melalui jejak digital dan validasi data yang objektif, serta mendorong peningkatan kompetensi digital aparatur sipil negara di lingkungan kerja.
Kepala Bidang Kesosbud, Agama, dan Ormas sekaligus Mentor Aktualisasi, Dedy Kurniawan, SE, memberikan dukungan penuh atas capaian ini. Hasil survei umpan balik (feedback) melalui platform menunjukkan respon positif dari masyarakat pengguna layanan.
Ke depannya, Bakesbangpol Kabupaten Sarolangun direkomendasikan untuk terus memperluas jangkauan sosialisasi dan memelihara sistem digital ini secara berkala. Langkah kecil digitalisasi ini diharapkan mampu menjadi fondasi kokoh bagi birokrasi yang cerdas (smart), tepercaya, dan akurat demi mendukung kemajuan daerah Kabupaten Sarolangun.
Discussion about this post